Antes de considerar la implantación de un ERP, echemos un vistazo a tres conceptos muy útiles que deben tenerse en cuenta por adelantado:
Kaizen: la frase más utilizada para referirse a un cambio incremental lento y constante. Sin embargo, ningún Kaizen de la vela conducirá al desarrollo de la bombilla. Esto nos lleva al siguiente concepto.
Kaikaku: es el cambio radical que se necesita para dar un paso adelante en la organización.
Gambatte – esto se explica por sí solo… ¡Hazlo lo mejor que puedas!
Hablemos ahora de la implantación de su ERP: ¿se trata de un proyecto de gran envergadura o de una implantación gradual a largo plazo? La respuesta probablemente sea sí a ambas. Y debería serlo.
Poner en marcha un sistema ERP es un gran paso («Kaikaku»), pero después se convierte en un proyecto continuo en el que hay que seguir trabajando («Kaizen»). Para que la puesta en marcha sea un éxito, hay que utilizar una metodología de implantación de eficacia probada. Para proyectos a largo plazo, se necesita un enfoque diferente, pero también utilizar una metodología probada que mantenga un flujo constante de mejoras graduales. Aquí es donde entra en juego el método Kaizen.
Evolución frente a revolución
Traducido del japonés, Kai significa cambio, y Zen significa para mejor, Kaizen es una metodología evolutiva. Kaizen es el tipo familiar de mejora que se utiliza cuando se trata de cualquier mejora continua – implica tomarse su tiempo y esfuerzo para trabajar a través de los procesos actuales. A continuación, el kaizen requiere que una organización aplique cambios graduales para poner en marcha la mejora. Cuando se aplica dentro de una plantilla, implica a todo el mundo, desde los directivos hasta el personal de planta, todos los días y en todos los lugares. Kaizen proporciona una estructura de mejora continua que se utiliza constantemente dentro de una organización con un riesgo mínimo, pero produciendo resultados efectivos.
A diferencia del Kaizen, el Kaikaku es un método revolucionario y es para aquellos momentos en los que parte de la implantación de la mejora continua requiere la necesidad de un cambio de paso más radical. Cuando surge un problema que requiere un cambio inmediato más eficaz, normalmente para un proyecto de mayor envergadura, entra en juego el Kaikaku. Puede tratarse de la instalación de una actualización de software que tendrá un gran impacto en los procesos dentro de una organización, reduciendo rápidamente los residuos dentro de la(s) etapa(s) a la(s) que está asociada. Los resultados son más inmediatos, pero el riesgo es mucho mayor que el Kaizen.
Kaikaku
Aunque el Kaikaku es un paso radical, esto no significa que no se requiera una planificación y organización adecuadas. Al contrario, es un paso mucho más agresivo y arriesgado, por lo que se necesita una mejor planificación y comprensión. Será bastante difícil dar marcha atrás en un cambio importante en la organización cuando éste fracase.
Kaizen
El método Kaizen se basa en la mejora incremental continua. Esto ocurrirá después de la implantación del software, y busca el mejor ajuste, asegurándose de que todo el personal clave está formado. Se trata de obtener el máximo valor de la inversión.
Cuando se utiliza correctamente, es una combinación de filosofía y acción. Como filosofía, ayuda a crear una cultura dentro de una organización en la que todos los empleados participan activamente en la sugerencia y aplicación de mejoras. Como acción, se trata de organizar actividades en áreas críticas en las que se pueden introducir mejoras.
Aunque el Kaizen se desarrolló en el sector manufacturero y puede ser un catalizador importante en la estrategia de fabricación ajustada, ya que ayuda a reducir defectos, eliminar residuos, mejorar la productividad y promover la innovación, además de fomentar la participación de los trabajadores, su éxito no se limita a la fabricación. Puede aplicarse a cualquier proceso que necesite mejoras.
El kaizen se basa en cinco elementos fundamentales:
Trabajo en equipo
Disciplina personal
Mejora de la moral
Círculos de calidad
Sugerencias de mejora
A partir de ahí, puede desarrollarse una cultura que fomente la calidad, el esfuerzo, la implicación de todos los empleados, la voluntad de cambio y la comunicación.
Proyectos Kaizen y ERP
Los sistemas ERP se implantan para mejorar las operaciones existentes o poner en marcha nuevas iniciativas empresariales, como la transformación digital, o para resolver cualquier otro problema al que se enfrente la organización. Para garantizar la gestión de los procesos de implementación y que el proyecto alcance sus objetivos en términos de alcance, tiempo, recursos y costes, las organizaciones suelen utilizar una metodología de implementación proporcionada por el proveedor de ERP. A menudo, esta metodología no se adapta a la organización, ya que cada organización tiene una cultura y una estrategia de implantación únicas. La organización debe participar activamente en la alineación de la metodología y la cultura organizativa antes de que comience la implantación. Recuerde que este es el proceso Kaikaku y el mayor riesgo.
Desgraciadamente, no es infrecuente que las organizaciones piensen que, una vez puesto en marcha el sistema ERP, el proyecto ha terminado. La organización entra ahora en la fase Kaizen, en la que necesita reflexionar colectivamente sobre los procesos clave e identificar las áreas de mejora para garantizar que la organización pueda seguir dando pasos graduales para mejorar sus procesos.
Un factor importante en el éxito de cualquier implantación de ERP es la forma en que se ha implicado al personal de los distintos niveles de la empresa. Una vez más, la implantación es un acontecimiento Kaikaku que requiere mucha más gestión del cambio de lo que se cree. Una vez que se ha completado, la adopción de un enfoque Kaizen y el uso de los elementos de trabajo en equipo, círculos de calidad y sugerencias de mejora, mejorará en gran medida las posibilidades de que el proyecto tenga éxito, ya que ahora se asegurará la participación del personal en todos los niveles y les permitirá adaptarse y sentirse cómodos con los cambios. Cada organización tiene su propio proceso y ritmo de cambio.
Implantar una filosofía Kaizen es importante, pero los pasos de acción que impulsarán la ejecución de la mejora continua son igualmente importantes.
Un evento Kaizen es una secuencia de acciones que lo hacen posible:
Fijar objetivos
Revisar el estado actual y elaborar planes de mejora
Aplicar las mejoras
Revisar y corregir lo que no funciona
Resultados del informe
Determinar los próximos pasos
Ciclo Kaizen para la mejora continua
Los principios que el fundador de Kaizen, Masaaki Imai, introdujo en 1986 encajan bien con los conceptos que son fundamentales para el éxito de la implantación de un ERP. Estos principios son:
Orientado a los procesos: mejorar los procesos para obtener mejores resultados. Tanto el Kaikaku como el Kaizen son actividades orientadas a procesos con pasos claros que hay que poner en práctica.
Mantener y mejorar las normas: sin normas no se pueden hacer mejoras, la preparación de ambas fases debe documentar estas normas para garantizar que los objetivos fijados son mejoras claras.
Orientado a las personas: implicar a todos, desde la planta de producción hasta la alta dirección, y garantizar que la cultura organizativa y la actitud ante el cambio se tienen en cuenta en el proceso.
En qué se diferencia Kaizen de otras metodologías
A lo largo de los años, se han probado otras metodologías en las implantaciones de ERP. Por ejemplo, BPR (reingeniería de procesos empresariales), Six Sigma y Lean.
Se resumen en el cuadro siguiente:
Consideraciones sobre el proceso
BPR Utilizado en grandes cambios estructurales y de procesos
Más orientado a la tecnología
Requiere un gran esfuerzo de gestión del cambio
Decisiones tomadas por ejecutivos y directivos
Seis Sigma Proporciona herramientas y estrategias para reducir los defectos y la variabilidad
Utiliza técnicas estadísticas para desarrollar objetivos cuantificados
Lean Se centra en la eliminación de residuos (es decir, todo aquello que no añade valor al cliente) analizando aspectos como el inventario, las esperas, los defectos, el exceso de producción
Aumentar la velocidad y la calidad de los procesos
Kaizen Mejorar la empresa en su conjunto estableciendo una forma de trabajo estándar que fomente el pensamiento creativo en toda la empresa, mejorando la eficiencia y reduciendo los residuos.
Buscar en cualquier lugar cambios que puedan introducirse para mejorar la empresa.
Kaizen consiste en que la organización se hace cargo de la nueva implantación y consigue que ésta ofrezca exactamente lo que la organización necesita de ella, es decir, que responda a sus necesidades empresariales específicas. Otra organización del mismo sector requerirá un conjunto diferente de resultados de su implantación.
Cómo el ERP puede apoyar el Kaizen
Los sistemas ERP pueden apoyar la mejora continua estableciendo normas de proceso y calidad, gestión de pedidos, operaciones de taller, almacenamiento de mercancías y expedición.
Los informes y análisis de su sistema ERP le ayudarán a identificar las áreas en las que se pueden realizar mejoras y, a continuación, medir si las mejoras han tenido el impacto deseado. No puede ser sólo la alta dirección quien vea y utilice esta información. Un enfoque Kaizen debe permitir a todos los empleados acceder a la información para que puedan proponer sus propios cambios; al fin y al cabo, trabajan en ese proceso a diario y tienen un conocimiento mucho más detallado de su funcionamiento.
El «respeto del individuo» en Lean consiste en que los usuarios del proceso extraigan y cuestionen el proceso para mejorarlo para la organización. Desgraciadamente, esto rara vez se intenta.
La implantación de un sistema ERP no es una actividad trivial ni a corto plazo. Una vez implantado el sistema ERP, la organización se compromete a largo plazo. Para garantizar que se extraen beneficios a largo plazo, la organización debe asegurarse de que:
El personal está continuamente comprometido, y
Se desarrolla una cultura y un conjunto de acciones que fomentan y promueven la mejora continua y gradual en todos los ámbitos susceptibles de mejora.
Utilizar el enfoque Kaizen es una forma de seguir cosechando frutos de su sistema ERP y evitar la situación en la que descubre que su negocio ha cambiado pero su sistema ERP no.
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