¿Qué tienen en común los teléfonos que explotan, los problemas de emisiones de escape de los automóviles y la contaminación de alimentos y medicamentos? Envuelven a las empresas que los fabrican y distribuyen en un complejo y costoso proceso de retirada de productos.
El impacto de las retiradas
La retirada de productos es uno de los mayores riesgos a los que se enfrentan fabricantes y distribuidores. Según el sector asegurador, el coste medio de las reclamaciones por retirada de productos supera el millón de dólares. En dos de los sectores más afectados -automoción y alimentación y bebidas- ese coste se eleva a casi 10 millones de dólares. Estos costes ni siquiera tienen en cuenta el daño a la reputación de las empresas.
Nadie es inmune a las retiradas de productos: no sólo en los sectores regulados, como el alimentario y el farmacéutico, hay que considerar seriamente las retiradas. Las empresas se han visto obligadas a iniciar retiradas porque han descubierto casos de trabajo infantil en su cadena de suministro.
Los 5 sectores más afectados por las retiradas de productos
Automoción/proveedores industriales Alimentación/bebidas TI/electrónica Comercio minorista Fabricación/envasado/transformación de metales/maquinaria industrial
Necesidad de trazabilidad y control de calidad
Con el riesgo al que se enfrentan las empresas cuando se trata de retiradas de productos, y las normativas que ahora imponen el impulso de la calidad y el cumplimiento, cada vez es más importante que los fabricantes y distribuidores dispongan de sistemas empresariales que puedan rastrear hacia atrás, hacia delante y detallar cualquier modificación realizada en un producto a lo largo de su ciclo de vida.
Para cualquier persona implicada en la gestión del control de calidad o la conformidad en la cadena de fabricación y suministro, la solución que necesita debe permitir la trazabilidad en todas estas áreas:
Proveedores y sus productos que entran en su organización
Componentes, productos y procesos dentro de la organización
Productos entregados a los clientes
Trazabilidad de los proveedores
Hoy en día, los fabricantes necesitan tener una visibilidad total de las actividades de retirada o devolución de productos y tener la seguridad de que se gestionan de forma correcta y eficaz. Esto no solo es importante para la trazabilidad, sino también para permitir el control de calidad en el proceso de adquisición y devolución a proveedores.
El desencadenante de la retirada o devolución de un producto suele ser un problema de calidad con las materias primas o los productos acabados, o bien las quejas de los clientes. Cuando esto ocurre, es importante disponer de un método eficaz para garantizar que los artículos se devuelven a un proveedor o son reparados por él y que se realiza un seguimiento completo del artículo hasta que finaliza el proceso.
¿Qué ocurre si necesita solicitar presupuestos a uno o varios proveedores? El envío de peticiones de oferta solía ser un laborioso proceso manual, pero con la potencia que ofrecen ahora las herramientas de colaboración en línea, las organizaciones pueden plantearse automatizar la creación de peticiones de oferta a partir de una solicitud, y permitir a los proveedores acceder a las peticiones de oferta en línea.
Las devoluciones y retiradas de productos no sólo afectan a los productos y a la cadena de suministro de una empresa, también hay cambios contables que deben actualizarse. Con un sistema ERP integrado, el pedido de compra original puede marcarse para tener una trazabilidad del historial del producto. También pueden actualizarse otros elementos contables: desviaciones de costes, notas de recepción de mercancías, notas de crédito y pedidos de compra. Por supuesto, también debe actualizarse el inventario, por ejemplo, registrando que las mercancías devueltas se ponen en cuarentena hasta que el proveedor acepta aceptarlas, y que las existencias se retiran del inventario cuando se devuelven los artículos.
Trazabilidad del proceso
Con un sistema de trazabilidad implantado, los fabricantes no sólo tienen la ventaja de verificar la ubicación, el historial y la aplicación de los artículos que pasan por su proceso de producción, sino que la información del sistema puede utilizarse para localizar y aislar rápidamente las existencias defectuosas con sólo pulsar un botón, ya estén estropeadas, dañadas, sean peligrosas o de calidad inferior.
Para implantar un sistema de trazabilidad sólido, es necesaria la colaboración entre distintos equipos -producción, control de calidad, gestión de almacenes, servicio al cliente y asistencia- para identificar los materiales y artículos que requieren trazabilidad, y decidir cómo debe registrarse la información durante el proceso de fabricación y expedición. Esto puede incluir:
el recibo inicial;
qué materias primas se han utilizado en el producto;
cuánto tiempo, dónde y en qué condiciones se almacenaron los artículos en el almacén;
cuándo y cómo se entregó el producto;
qué interacciones se produjeron en el servicio de atención al cliente; y
documentación importante, como especificaciones, certificaciones y registros de calidad.
¿Busca un proveedor de servicios ERP para su empresa? Galdón Software puede ayudarle.