La semana del 17 al 23 de noviembre fue la Semana de Concienciación sobre el Fraude (www.fraudweek.com), lo que la convierte en el momento oportuno para poner de relieve cuestiones clave en torno a la gobernanza y el cumplimiento de la normativa en el sector manufacturero.
Hubo un tiempo, no hace mucho, en que el personal de fabricación que más se preocupaba por la gobernanza y el cumplimiento de la normativa era el que trabajaba en finanzas. Ya no es así. Tanto si se encuentra en la planta de producción como en la planta ejecutiva, la gobernanza y el cumplimiento son cuestiones que le afectan directamente o que debería conocer.
Las empresas que realizan sus operaciones mediante archivos, hojas de cálculo y un sistema de contabilidad básico son las más vulnerables a los problemas de gobernanza y cumplimiento. Pero incluso si su organización ha superado ese nivel y busca una solución más integrada, sigue necesitando un sistema que garantice la gobernanza y el cumplimiento en todo momento.
Si usted es una empresa de fabricación, considere las áreas clave en las que necesita una gobernanza y un cumplimiento exhaustivos:
- administración del sistema
- contratación pública
- fabricación e inventario
- servicios al cliente
Protección de la administración del sistema
Como administrador del sistema, usted protege su sistema permitiendo el acceso únicamente a personas con las credenciales y la autoridad adecuadas. La autenticación de personas en ordenadores y programas requiere validar la identidad de un usuario registrado que intenta acceder a una aplicación. La forma tradicional de hacerlo es mediante un identificador de usuario y una contraseña. Pero las contraseñas ya no se consideran una forma adecuada de protección, como han demostrado los sucesos de Yahoo, LinkedIn y Twitter. Con la informática moderna de alta potencia, incluso las supuestas contraseñas seguras pueden descifrarse en un minuto. Hay que encontrar un equilibrio entre seguridad y productividad.
Autenticación multifactor
¿Qué se puede hacer si las contraseñas son defectuosas? Una opción es añadir capas adicionales de autenticación para proporcionar un mayor nivel de seguridad. La autenticación multifactor puede ayudar en este sentido, ya que se trata de un proceso que identifica a un usuario validando dos o más métodos de autenticación de categorías de credenciales independientes. Al usuario se le concede el acceso tras presentar con éxito dos o más elementos de prueba al mecanismo de autenticación. Los mecanismos más comunes son una contraseña de un solo uso enviada por correo electrónico o la autenticación de Google.
Inicio de sesión único
Otra opción es el inicio de sesión único, que proporciona un único conjunto de credenciales de inicio de sesión y permite acceder utilizando Microsoft Active Directory (AD). Se elimina la necesidad de que los usuarios recuerden una contraseña única y compleja. Con AD, los usuarios pueden añadirse, modificarse, desactivarse y eliminarse sin problemas, lo que se refleja automáticamente en otras aplicaciones del sistema.
Racionalización de la contratación pública
Con frecuencia, los controles de gobernanza y cumplimiento pueden flotar en el ámbito de la contratación, y como los procesos se basan en el papel y son manuales, esto ocurre. A medida que el mundo empresarial se digitaliza, las empresas pueden relacionarse con los proveedores en línea, lo que minimiza la manipulación de documentos y reduce el posible fraude.
Portal web para proveedores
Con un portal web en línea, una empresa puede publicar solicitudes de presupuesto e invitar a los proveedores a licitar. El proceso de contratación es más transparente y ayuda a estandarizar las políticas. Y lo que es aún mejor, si el portal de proveedores puede integrarse con otras partes de la empresa, puede haber una alineación más estrecha entre la contratación y otras partes de la empresa.
Simplificación de la fabricación con inventario trazable
Trazabilidad
Si la organización puede hacer un seguimiento de la utilización de los productos y sus componentes en la producción, esto puede dar lugar a mejoras en la gobernanza y el cumplimiento en el proceso de fabricación. Ser capaz de rastrear lotes específicos de productos acabados es fundamental para identificar y retirar artículos defectuosos. Además, si la función de fabricación dispone de trazabilidad de los componentes, puede garantizar que la planificación de las necesidades de material no utilice artículos caducados.
Para la gestión de inventarios, las empresas necesitan hacer un seguimiento de los artículos, de modo que sepan que se han almacenado en el lugar correcto y en las condiciones adecuadas. La trazabilidad también le permitirá recuperar las existencias que no se ajusten a las normas e informar cuando los artículos hayan superado su fecha de caducidad.
Superar los estándares de atención al cliente
Simulacros de retirada
Los fabricantes están cada vez más expuestos a las consecuencias de la retirada de productos, tanto si afecta directamente a la empresa como si se trata de un problema con un cliente intermedio. Si esto ocurre, la empresa necesita procesos totalmente conformes que puedan gestionar las políticas y los planes de retirada de productos. La forma en que una organización evalúa y actualiza su sistema de retirada de productos es poniéndolo a prueba mediante la práctica de simulacros de retirada. Se mejorará la gobernanza, que es necesaria para satisfacer a los reguladores y garantizar el mantenimiento de las normas de control de calidad. Los simulacros de retirada permiten poner a prueba la capacidad de la organización para cumplir los plazos e informar sobre ellos, y permiten confirmar que el sistema de trazabilidad cumple los requisitos normativos en caso de que se produzca una retirada real.
Muy a menudo, las empresas eligen soluciones puntuales para abordar sus requisitos de gobernanza y cumplimiento. Las soluciones puntuales requieren una inversión significativa para integrarlas con otras aplicaciones de la empresa. En el pasado, esa era a menudo la única opción. Hoy en día, las opciones son más abiertas y las empresas pueden considerar un sistema integrado que proporcione gobernanza y cumplimiento como parte del sistema completo, permitiendo que diferentes funciones trabajen juntas en lugar de operar en silos separados.
Esté atento a mi próximo blog, en el que trataré el tema de la gobernanza y el cumplimiento en los ERP en la nube.
¿Busca un proveedor de servicios ERP para su empresa? Galdón Software puede ayudarle.