Todos estamos de acuerdo en la importancia de la seguridad alimentaria. Queremos confiar en que los alimentos que ponemos en nuestro plato son limpios y nutritivos. Sin embargo, todavía vemos comúnmente titulares que contienen problemas de contaminación de alimentos, como el retiro de lechuga romana canadiense de noviembre de 2019 vinculado a la lechuga cosechada en Salinas, California.
Estos problemas pueden convertirse en cargas sustanciales para el público, causando enfermedades o cosas peores. Health Canada cita estas cifras: 4 millones de canadienses (1 de cada 8) enferman, más de 11.500 son hospitalizados y 240 mueren cada año por enfermedades transmitidas por los alimentos.
La Agencia Canadiense de Inspección Alimentaria (CFIA), así como la Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA), pueden ordenar una retirada cuando descubren problemas. Los fabricantes también pueden retirar alimentos voluntariamente en colaboración con estas agencias. Como puede imaginarse, las retiradas de alimentos acarrean enormes pérdidas a las empresas. Una retirada de alimentos puede destruir la reputación de una marca, y las empresas más pequeñas a menudo son incapaces de recuperarse debido a los daños financieros y la degradación de la marca. Los fabricantes suelen hacer grandes inversiones en su marca y basta un incidente de gran repercusión para dejarlos fuera del negocio.
Por eso es importante que los fabricantes cumplan las normas de seguridad alimentaria. Aunque históricamente la carga de papeleo asociada al cumplimiento ha sido difícil, este obstáculo puede eliminarse con la ayuda de un software moderno. El cumplimiento de la normativa es un tema complejo, que parece hacerse más denso cada año. También es caro: los costes anuales de cumplimiento pueden alcanzar el 25% de los costes operativos.
Las hojas de cálculo tienen un límite
Muchos fabricantes con los que hablo gestionan los requisitos de conformidad manteniendo manualmente hojas de cálculo o documentos basados en formularios. Puede que algún miembro del equipo experto en Excel haya creado algún tipo de semiautomatización, pero el proceso suele depender de una persona que recoge formularios escritos a mano, descifra lo que está escrito y luego lo introduce manualmente.
Si esto le resulta familiar, probablemente haya experimentado algunos de los problemas asociados a este método:
Es ineficaz: tener a personas cualificadas introduciendo datos no es un buen uso de su talento.
Las personas son propensas a cometer errores: las transposiciones de números, la categorización incoherente, la omisión de controles cronometrados o el «recuerdo» de sucesos a posteriori son muy habituales en la recogida manual de datos mediante formularios.
Escribir, trasladar, almacenar y buscar en formularios de papel es caro en tiempo, material y costes de almacenamiento.
Es complejo. La normativa sobre alimentos y bebidas cambia con frecuencia, y es responsabilidad de la empresa mantenerse al día. Cualquier cambio en sus PNT y en todos los planes APPCC asociados debe actualizarse. Navegar por el complicado panorama normativo puede ser difícil y llevar mucho tiempo. Como se cita en el Informe Costo de Cumplimiento 2018 de Thomson Reuters, «el 53% de los gerentes de cumplimiento dicen que su sistema de informes carece de una visión integral del cumplimiento.»
Automatización del cumplimiento
Ante estos retos, los fabricantes de alimentos y bebidas están recurriendo a la automatización del cumplimiento para satisfacer sus requisitos normativos y agilizar los procesos de cumplimiento. Aprovecha toda la información relevante del proceso de fabricación y automatiza muchas tareas manuales realizadas por el personal de cumplimiento. La automatización del cumplimiento también reduce la complejidad de sus operaciones al ayudarle a cumplir estos requisitos.
Ventajas de la automatización del cumplimiento
Las soluciones de automatización del cumplimiento ofrecen muchas ventajas sobre los métodos manuales tradicionales. Estas son sus ventajas:
Eficiencia mejorada:
Es más eficaz cuando la recogida de datos y la categorización están automatizadas. Se trata de tareas que pueden realizarse más rápidamente con software. Un ejemplo es la recogida automática de registros de lotes. Esto significa que su personal puede centrarse en actividades que aporten beneficios a la empresa, en lugar de en tareas de gestión de datos de escaso valor. Como se ha mencionado anteriormente, al realizar tareas repetidas, un ser humano acabará cometiendo errores. Los errores pueden ir desde la transposición de números o comentarios ilegibles hasta la posible omisión de un informe completo que debía realizarse en un momento determinado. Estos errores pueden evitarse fácilmente con un software que aplique el proceso, valide los datos y proporcione listas de selección para la categorización.
Trazabilidad:
Cuando el software de automatización del cumplimiento se integra con su ERP, puede disponer de documentación de apoyo de principio a fin con la trazabilidad de sus procesos. Desde las pruebas de las materias primas hasta el producto final, el ERP puede darle visibilidad en tiempo real de sus productos y de los registros de cumplimiento asociados. Si se requiere una auditoría, se pueden generar informes detallados normalmente en cuestión de minutos.
Causa raíz y plan de acción:
Otra ventaja de la integración de sistemas es que permite evaluar las causas profundas de la no conformidad, corregirlas y crear planes de acción preventivos para reducir la probabilidad de que resurja el problema. Los formularios en papel y las hojas de cálculo hacen mucho más difícil obtener la visibilidad necesaria para resolver los problemas.
Costes más bajos:
Un número sorprendentemente elevado de empresas no tiene ni idea de cuánto les cuestan las actividades relacionadas con el cumplimiento de la normativa. Por lo general, se consideran un coste asumido de la actividad empresarial y acaban en el cubo de los «gastos generales». Todas estas mejoras pueden dar lugar a un aumento de la rentabilidad basado en el ahorro obtenido mediante la eliminación del papel y el almacenamiento físico, así como en el ahorro de tiempo.
Registro de auditoría:
Para muchas empresas que utilizan un sistema basado en papel, los registros de cumplimiento se almacenan en carpetas, que a su vez se colocan en cajas bancarias y luego se guardan en una trastienda. Encontrar documentos específicos relacionados con una investigación lleva mucho tiempo. Mantener un registro de los registros para capturar cronológicamente la secuencia de los acontecimientos es importante para demostrar el cumplimiento y es lo que el software de cumplimiento basado en bases de datos es extremadamente eficiente en realizar. Con registros accesibles e informes automatizados, las empresas mantienen su integridad y responsabilidad, al tiempo que mitigan cualquier pérdida potencial.
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