Los pedidos aumentan, el negocio está en auge y su fábrica se expande. El crecimiento de su empresa es emocionante, pero la expansión puede plantear muchos retos nuevos. A medida que su empresa crece, es probable que tenga que investigar posibles actualizaciones de sus sistemas.
Algunas señales de que su programa de contabilidad necesita una actualización incluyen:
Sigue utilizando muchos procesos manuales y hojas de cálculo Excel.
Su equipo dedica mucho tiempo a tareas rutinarias de contabilidad.
Ciertas facetas avanzadas de la fabricación son imposibles con sus sistemas actuales, como la planificación de órdenes de trabajo, la programación, el cálculo de costes y la elaboración de informes; el inventario con código de barras, el COGS, etc.
No tiene visibilidad de sus finanzas
La gestión de inventarios es un reto y uno se encuentra o bien quedándose sin material o bien con un exceso de existencias que inmoviliza el efectivo. Le suena familiar… «¿cómo es posible que tengamos tanto inventario en el almacén y, sin embargo, nunca dispongamos de los materiales adecuados para la producción?».
La facturación tarda demasiado, lo que ralentiza la tesorería
Si experimenta algunas de estas señales, es hora de pensar seriamente en pasarse a un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Un sistema ERP permitirá a su empresa integrar y gestionar muchos procesos empresariales clave en tiempo real, aumentando la productividad y reduciendo las redundancias. La actualización a un ERP le reportará muchas ventajas y, en última instancia, le permitirá llevar su empresa al siguiente nivel.
Ventajas de los sistemas ERP para los fabricantes
Mayor visibilidad
Un ERP permite tener una visión holística de sus operaciones. Esto le permite revisar toda la información disponible para tomar decisiones con conocimiento de causa. Con un conocimiento profundo de la situación de su empresa, podrá tomar decisiones más estratégicas. «La única forma de evitar trastornos es que la información fluya tan rápido dentro de la empresa como fuera de ella. Porque si va más rápido fuera de tu empresa, y un competidor responde más rápido que tú, estás perdido».
Dan Holme, director de marketing de productos para Yammer, SharePoint, OneDrive y Stream
Eficiencia en la automatización de datos
Con un ERP, ya no tendrá que dedicar recursos a la contabilidad manual y la introducción de datos. La información del sistema se actualiza en tiempo real en toda la empresa. Los mismos datos pueden transferirse a través de múltiples capas de la operación. Se eliminan errores costosos al reducir la necesidad de múltiples pasos en la introducción de datos, lo que le ahorra tiempo y dinero.
Normalización de procesos
Un ERP obliga a una empresa a funcionar de manera estándar. Los procesos son claros y reproducibles y, como resultado, se depende menos de una sola persona y del «conocimiento tribal» que ha desarrollado durante años de trabajo. Cuando los procesos están estandarizados, pueden optimizarse mejor.
Capacidad para optimizar toda la operación
El software ERP llega a casi todas las partes de una empresa. Por ello, le ayuda a comprender dónde se producen ineficiencias en su flujo de valor (algo parecido a una forma de mapeo del flujo de valor). La centralización y estandarización de los datos es extremadamente valiosa para la colaboración entre departamentos.
Con un sistema ERP implantado, controlará mucho mejor su cadena de suministro. Un ERP le permite prever la demanda, gestionar los niveles de inventario y mejorar el aprovisionamiento, lo que se traduce en el inventario adecuado en el momento oportuno. Un mejor control de la cadena de suministro mejora el flujo de caja de la empresa y aumenta la rentabilidad.
Cumplimiento normativo más fácil
Los sistemas ERP utilizan procesos financieros basados en las mejores prácticas, lo que facilita el cumplimiento de la normativa. Los datos están seguros y validados en toda su plataforma, y un ERP tiene muchos informes financieros incorporados que se pueden generar automáticamente. Estas funciones pueden ahorrarle mucho tiempo y molestias a la hora de cumplir los requisitos de elaboración de informes financieros.
Capacidad para ampliar la empresa
Con un mayor crecimiento, es probable que sus operaciones se vuelvan más complejas, y no querrá que su software se lo impida. Un buen ERP facilitará la expansión de su empresa añadiendo funciones: nuevos procesos, nuevos clientes o nuevos productos, por ejemplo. También será flexible para adaptarse a las necesidades cambiantes de su empresa. El software se adapta mejor que las personas.
Implantación de un sistema ERP
Cuando decida implantar una solución ERP, la planificación adecuada es clave. A continuación se indican brevemente algunos aspectos que deberá tener en cuenta:
Presupuesto – Aunque los beneficios son grandes, los ERP varían mucho en precio. Tenga claros los costes asociados a la compra de un ERP. La principal variable son los costes de consultoría.
Recursos – Como en cualquier proyecto de envergadura, si su empresa y el proveedor de ERP no destinan los recursos adecuados a la implantación de un ERP, ésta se verá dificultada y podría fracasar. Designe a un jefe de proyecto con experiencia.
Gestión del cambio – Sus prácticas habituales cambiarán con el ERP. Están sus empleados abiertos a este cambio? ¿Existe un plan para abordar proactivamente sus preocupaciones?
Solución in situ frente a solución en la nube – Tendrá que determinar si su infraestructura de red puede soportar el ERP o si desea optar por una arquitectura en la nube. Ambas tienen sus ventajas y sus inconvenientes.
Selección de proveedores – La selección de un proveedor es extremadamente importante. ¿Tiene experiencia en su sector y en los retos a los que se enfrenta? El servicio y la asistencia serán cruciales tanto al principio como en los años venideros, por lo que un proveedor local casi siempre tiene ventaja. No se limite a elegir la opción más barata.
A medida que crecen sus operaciones de fabricación, llega el momento de mejorar sus sistemas para apoyar ese crecimiento. Con la implantación de un sistema ERP, se abren las puertas para transformar con éxito su empresa, pero hay que considerar y planificar cuidadosamente para garantizar el éxito.
Para saber si su empresa está preparada para actualizar su paquete contable, la lista de cosas que deberá tener en cuenta y las mejores prácticas.
¿Busca un proveedor de servicios ERP para su empresa? Galdón Software puede ayudarle.